Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Lalkaka Digital Solutions („LDS“), Einzelunternehmen, Seehofstrasse 9D, 6330 Cham, Schweiz, UID CHE-190.677.878. Kontakt für Datenschutzfragen: support@fundilo.ch.

2. Zwei Rollen

• Fundgrube (Fundstücke, Fotos, Meldungen „Gehört uns“, interne Merkmale, Team-Logins und Geräte): Verantwortlich ist die Organisation (Kita, Schule usw.), die Fundilo nutzt. LDS bearbeitet diese Daten nur in deren Auftrag (Art. 9 DSG, Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung). Informationen dazu gibt der Datenschutzhinweis der jeweiligen Fundgrube.
• Konto, Vertrag, Abrechnung, Support und Schutz der Plattform: Verantwortlich ist LDS. Darum geht es in dieser Erklärung.

3. Welche Daten wir bearbeiten, wozu und wie lange

Bei jeder Kategorie nennen wir die Daten, den Zweck und die Aufbewahrungsdauer. Die Dauer richtet sich nach dem Zweck: Daten werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr nötig sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Konto der Organisation

• Daten: Name und Adresse der Organisation, E-Mail-Adresse des Admin-Kontos, Anmeldezeitpunkte.
• Zweck: Vertragsabschluss und -abwicklung, Anmeldung, Sicherheit.
• Dauer: bis 90 Tage nach Ende des Abos. Wird nach der Testphase kein Abo bestellt: automatische Löschung frühestens 90 Tage nach Ende der Testphase und frühestens 30 Tage nach einer Ankündigung per E-Mail an die Admin-Adresse (Erinnerung rund 7 Tage vorher), spätestens zwölf Monate nach Ende der Testphase. Für die Testphase ist keine Zahlung, Bestellung oder Kündigung nötig. Löscht die Organisation sich selbst: sofort. Nicht bestätigte Registrierungen: nach 7 Tagen. Danach Löschung; Sicherungskopien laufen bis zu 30 Tage nach.

Vertrag und Abrechnung

• Daten: Bestellung, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungseingänge (Betrag, Datum, Referenz; aus Bankbelegen Name und Konto der zahlenden Stelle), Abo-Protokoll.
• Zweck: Vertragsabwicklung und Buchhaltung.
• Dauer: 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Grund: gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher und Buchungsbelege (Art. 958f OR, Art. 126 Abs. 3 DBG). Erlassene Rechnungen bleiben mit Storno-Vermerk ebenso lange erhalten.

Nachweis des Vertragsschlusses

• Daten: Zustimmungen zu AGB und AVV und Kenntnisnahme dieser Erklärung (Organisation, zustimmendes Konto, Version, Zeitpunkt, Anlass, Prüfwert der Fassung).
• Zweck: Nachweis, wer welcher Fassung wann zugestimmt hat.
• Dauer: bis 10 Jahre nach Vertragsende. Grund: so lange können Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden (Art. 127 OR).

Zahlungsabgleich

• Daten: Bankbelege unserer Bank (UBS Switzerland AG) im Format camt.053/054.
• Zweck: Zahlungen den Rechnungen zuordnen.
• Dauer: Vorschauen eines Imports 7 Tage. Buchungen ohne Bezug zu Fundilo werden sofort auf technische Merkmale ohne Namen, IBAN und Texte reduziert und nach 30 Tagen gelöscht. Zugeordnete Zahlungen gehören zur Abrechnung (10 Jahre).

E-Mails von Fundilo

• Daten: Empfängeradresse, Anlass (z.B. Rechnung, Erinnerung, Bestätigung), Zustellstatus.
• Zweck: Information zum Konto und zum Abo, Nachweis des Versands.
• Dauer: Versandprotokoll 180 Tage.

Betriebliche Mitteilungen

• Daten: E-Mail-Adresse der Admin-Konten (bei Vertragsmitteilungen auch die Rechnungsadresse), Name der Organisation, Zustellstatus.
• Zweck: Information über Wartungen, Sicherheit, erhebliche Änderungen, Störungen und das Vertragsverhältnis. Diese Mitteilungen enthalten keine Werbung und sind Teil des Vertrags; sie können nicht abbestellt werden.
• Dauer: Versandprotokoll 36 Monate.

Newsletter (nur mit Einwilligung)

• Daten: E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Wortlaut und Herkunft der Einwilligung (Registrierung oder Einstellungen), Abmeldung, Zustellstatus. Wir werten nicht aus, ob oder wann Sie E-Mails öffnen oder Links anklicken.
• Zweck: Neuigkeiten, Angebote und Informationen zu Funktionen von Fundilo.
• Grundlage: Ihre Einwilligung. Sie ist freiwillig und für die Nutzung von Fundilo nicht nötig. Sie gilt nur für Ihre Person und die angegebene E-Mail-Adresse, nicht für weitere Personen Ihrer Organisation.
• Widerruf: jederzeit kostenlos über den Link in jeder E-Mail, in Fundilo unter Einstellungen → Account & Sicherheit oder per E-Mail an support@fundilo.ch. Der Widerruf wirkt sofort.
• Dauer: bis zum Widerruf bzw. zur Löschung des Kontos. Den Nachweis der Einwilligung und des Widerrufs bewahren wir danach 3 Jahre auf (E-Mail-Adresse nur als Prüfwert). Adressen, an die eine Zustellung dauerhaft scheitert, sperren wir für 3 Jahre.

Support

• Daten: Anfragen per E-Mail, Supportfälle mit internen Notizen; mit befristeter Freigabe der Organisation eine Übersicht ihrer Fundstücke ohne Inhalte.
• Zweck: Hilfe bei Problemen und Nachvollziehen wiederkehrender Fehler.
• Dauer: 24 Monate nach Abschluss des Supportfalls, dann automatische Löschung. Grund: Probleme treten oft saisonal oder im nächsten Jahr erneut auf; danach ist der Fall nicht mehr nötig.

Prüfung der Gratis-Testphase

• Daten: pro Registrierung SHA-256-Prüfwerte von Organisationsname und Postleitzahl, von der E-Mail-Adresse des Admin-Kontos und von der Adresse sowie der Organisationsname im Klartext; Ergebnis des Abgleichs mit früheren Registrierungen.
• Zweck: verhindern, dass dieselbe Organisation die Gratis-Testphase mehrfach nutzt (berechtigtes Interesse). Die Prüfwerte lassen sich bei bekannter Angabe nachrechnen; sie gelten deshalb als Personendaten und werden nur für diesen Zweck verwendet. Bei einem Treffer beginnt die Testphase vorläufig mit 14 Tagen; gehört der Treffer zu einer bereits gelöschten Organisation, endet die Testphase am Tag der Registrierung. In beiden Fällen prüft eine Person von LDS den Fall und kann die volle Testphase gewähren. Sie können Ihren Standpunkt jederzeit per E-Mail an support@fundilo.ch darlegen. Nach dem Ende der Testphase kann das Jahresabo jederzeit bestellt werden.
• Dauer: 24 Monate ab Registrierung, auch wenn die Organisation vorher gelöscht wird; danach tägliche automatische Löschung. Grund: Ein Missbrauch zeigt sich durch eine erneute Registrierung innerhalb kurzer Zeit; nach 24 Monaten überwiegt das Interesse an der Löschung.

Betreiberprotokoll

• Daten: Handlungen von LDS in der Betreiberkonsole mit Zeitpunkt, betroffener Organisation und Begründung (z.B. manuelle Zahlungsbestätigung, Gutschrift, Verlängerung einer Testphase, Supportzugriff).
• Zweck: Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der eigenen Eingriffe.
• Dauer je nach Inhalt: Einträge zu Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Abos 10 Jahre, weil sie die Buchungen belegen (Art. 958f OR); Einträge zu Supportzugriffen und Testphasen-Prüfungen 24 Monate, gleich lang wie die zugehörigen Supportfälle und Prüfwerte; Einträge zu Einladungen 12 Monate. Einträge ohne Bezug zu einer Organisation (z.B. Plattform-Einstellungen, Veröffentlichung von Rechtstexten) enthalten keine Daten von Kundinnen.

Einladungen zur Registrierung

• Daten: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und eine interne Notiz; der Einladungslink nur als Prüfwert.
• Zweck: kontrollierte Freischaltung neuer Organisationen.
• Dauer: höchstens zwölf Monate nach Ablauf, Verwendung oder Widerruf der Einladung.

Plattformschutz

• Daten: täglich wechselnder Prüfwert der IP-Adresse bei Meldungen „Gehört uns“ und bei der Gerätekopplung.
• Zweck: Missbrauchsschutz.
• Dauer: höchstens 25 Stunden.

Server-Protokolle der Dienstleister

• Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse.
• Zweck: Betrieb und Sicherheit.
• Dauer: gemäss den Fristen der Dienstleister (z.B. Datenbank 7 Tage, Web-Hosting 1 Tag).

«Meine Fundgruben» (Eltern, ohne Konto)

• Daten: Code und Name der öffentlichen Fundgruben, die Sie selbst speichern.
• Ort: nur im Speicher Ihres Browsers bzw. der auf Ihrem Gerät installierten Web-App. LDS speichert diese Liste nicht und legt kein Profil an. Zur Anzeige von Name und Status ruft Ihr Gerät die öffentlichen Angaben dieser Fundgruben ab (Server-Protokolle wie oben).
• Zweck: Ihre gespeicherten Fundgruben an einem Ort öffnen. Die Nutzung ist freiwillig; jede Fundgrube bleibt auch über ihren QR-Code erreichbar.
• Dauer: bis Sie einen Eintrag entfernen oder die Website-Daten Ihres Browsers löschen.

Wir verwenden keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken, kein Tracking und kein Profiling, und wir verkaufen keine Daten. Technisch notwendige Cookies dienen nur der Anmeldung; die Liste «Meine Fundgruben» liegt nur im lokalen Speicher Ihres Geräts.

Hinweise zur Testphase und Löschankündigungen per E-Mail

• Daten: E-Mail-Adresse des Admin-Kontos, Name der Organisation, Datum des Testphasen-Endes bzw. der geplanten Löschung, Versandprotokoll.
• Zweck: Information über das Ende der kostenlosen Testphase (rund 30 und 7 Tage vorher) und über die automatische Löschung (Vertragsabwicklung; keine Werbung).
• Dauer: Versandprotokoll 180 Tage; mit der Löschung der Organisation werden noch nicht versendete Hinweise verworfen.

4. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

• Supabase (Vertragspartnerin Supabase Pte. Ltd., Singapur): Datenbank, Anmeldung, Dateien. Speicherort Irland. Zugriff für Support und Betrieb durch Supabase Pte. Ltd. (Singapur), Supabase, Inc. (USA) und weitere Unterauftragsbearbeiter von Supabase in den USA und in Ungarn.
• Vercel (Vercel Inc., USA): Hosting der Web-Anwendung. Server-Funktionen in Irland; Zugriff durch Vercel Inc. und deren Unterauftragsbearbeiter in den USA.
• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irland): Sicherungs- und Prüfjobs in Zürich.
• Infomaniak (Infomaniak Network SA, Schweiz): verschlüsselte Sicherung in der Schweiz.
• Hoststar (Multimedia Networks AG, Schweiz): E-Mail-Versand und Postfach; Server in Deutschland.

Unsere Bank (UBS Switzerland AG) bearbeitet Zahlungsdaten in eigener Verantwortung.

Daten können damit in folgenden Staaten bearbeitet werden oder von dort aus zugänglich sein: Schweiz, Irland, Deutschland, Ungarn, USA und Singapur. Irland, Deutschland und Ungarn haben nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung einen angemessenen Datenschutz. Für die USA stützen wir uns auf die Zertifizierung von Vercel unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework und auf Standarddatenschutzklauseln; für Singapur und für nicht zertifizierte Empfänger in den USA auf Standarddatenschutzklauseln mit Anpassungen für die Schweiz (Art. 16 Abs. 2 DSG). Google kann Daten nach ihren Vertragsbedingungen in Einzelfällen auch an anderen Standorten bearbeiten; dafür gelten die Garantien des Datenverarbeitungsvertrags von Google (Standarddatenschutzklauseln).

5. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen (Art. 25 DSG), die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG) sowie die Berichtigung oder Löschung (Art. 32 DSG), per E-Mail an support@fundilo.ch. Organisationen können ihre Daten jederzeit selbst exportieren (Einstellungen → Rechtliches & Daten → Eure Daten herunterladen). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

Organisationen und Personen in Liechtenstein (EWR): Fundilo steht Organisationen in der Schweiz und in Liechtenstein offen. Soweit für Personen in Liechtenstein die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (lit. c, z.B. Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen), berechtigte Interessen (lit. f, z.B. Schutz der Plattform und Prüfung wiederholter Testphasen) und – für Newsletter – auf eine Einwilligung (lit. a). Sie haben die Rechte nach Art. 15–21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) und können sich bei der Datenschutzstelle Liechtenstein beschweren. Die Schweiz verfügt nach Beschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau; für die übrigen Empfänger gelten die in Ziff. 4 genannten Garantien.

6. Sicherheit

Mandantentrennung in der Datenbank, private Fotos, verschlüsselte Übertragung, Zwei-Faktor-Anmeldung für den Betrieb, Protokolle und getestete Wiederherstellung. Keine Massnahme garantiert vollständige Sicherheit. Verletzungen der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Betroffenen führen, melden wir nach Art. 24 DSG dem EDÖB. Betroffene Organisationen informieren wir unverzüglich (bei ihren Daten sind sie für die Meldung verantwortlich, wir unterstützen sie); betroffene Personen, soweit nötig.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Bearbeitungen ändern. Es gilt die auf fundilo.ch veröffentlichte Fassung mit Version und Datum. Frühere Fassungen bleiben abrufbar; Organisationen finden sie in Fundilo unter Einstellungen → Rechtliches & Daten.